我們總聽到過召開新聞發(fā)布會(huì)，那么對(duì)于新聞發(fā)布會(huì)的流程，你知道多少呢?簡(jiǎn)單來說，新聞發(fā)布會(huì)也就是社會(huì)組織在發(fā)生重大具有積極影響的事情時(shí)，向新聞界公布信息，借助新聞提升該組織或者與該組織密切相關(guān)的東西形象。我們都知道召開新聞發(fā)布會(huì)的主要意圖是進(jìn)行產(chǎn)品的推廣或者澄清事實(shí)，但是不管是什么目的，新聞發(fā)布會(huì)都是需要經(jīng)過一系列的準(zhǔn)備才能召開的。以下，便是簡(jiǎn)單闡述如何召開新聞發(fā)布會(huì)。
新聞發(fā)布會(huì)的會(huì)前準(zhǔn)備
想要召開一場(chǎng)成功的新聞發(fā)布會(huì)，首先的前期籌備是至關(guān)重要的，就好比如建房需要打好地基一樣的道理，畢竟夯實(shí)的基礎(chǔ)是成功的可靠保證。而前期準(zhǔn)備主要分為對(duì)內(nèi)與對(duì)外。對(duì)內(nèi)也就是對(duì)自身發(fā)布會(huì)工作人員等的安排，而對(duì)外就是對(duì)外界人士的宣傳等安排。
新聞發(fā)布會(huì)對(duì)內(nèi)的會(huì)前準(zhǔn)備。首先需要確定主題，每年的各個(gè)社會(huì)組織所召開的發(fā)布會(huì)都達(dá)到近百場(chǎng)，但是只有好的創(chuàng)意主題的新聞發(fā)布會(huì)才能讓受眾印象深刻;然后需要確定時(shí)間，而且時(shí)間不能隨意更改，因?yàn)殡S意更改時(shí)間的話會(huì)讓媒體以及受眾感受到不信任也會(huì)后面的準(zhǔn)備有重大影響，例如預(yù)約場(chǎng)地、人員安排等;第三確定場(chǎng)地，每一個(gè)新聞發(fā)布會(huì)都需要確定適合的場(chǎng)地，這會(huì)給發(fā)布會(huì)帶來意想不到的效果，而場(chǎng)地可以選擇在戶外，也可以選擇在室內(nèi);第四確定好發(fā)布會(huì)的流程設(shè)置，其實(shí)每一個(gè)發(fā)布會(huì)的流程也是大同小異，但是有點(diǎn)別出心裁的花樣會(huì)讓發(fā)布會(huì)錦上添花，不過發(fā)布會(huì)的流程和內(nèi)容設(shè)置要兼顧創(chuàng)意和可執(zhí)行性;第五確定好人員的安排，一場(chǎng)發(fā)布會(huì)的目標(biāo)達(dá)成離不開人員的合理安排，而人員的安排也是需要根據(jù)發(fā)布會(huì)的規(guī)模所決定;第六需要會(huì)前物料準(zhǔn)備，例如材料袋、易拉寶、海報(bào)、禮品等等一系列的物料都需要準(zhǔn)備齊全并且需要有備份，避免現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)事故。
新聞發(fā)布會(huì)對(duì)外的會(huì)前準(zhǔn)備。首先是嘉賓邀請(qǐng)，的嘉賓會(huì)讓發(fā)布會(huì)的內(nèi)容更具權(quán)威性已經(jīng)增加發(fā)布會(huì)的吸引力，而嘉賓邀請(qǐng)需要按照邀請(qǐng)名單發(fā)送邀請(qǐng)函和請(qǐng)見，確認(rèn)信息以便下一步工作安排;第二媒體邀約，媒體能夠給公眾提供多角度的有效信息，直接影響發(fā)布會(huì)效果，邀請(qǐng)合適的媒體是至關(guān)重要的，例如一個(gè)電影新聞發(fā)布會(huì)好的媒體朋友就是專注娛樂圈的新聞?dòng)浾叨皇菍Ｗ⒇?cái)經(jīng)類的記者;第三確定服務(wù)，需要確定暖場(chǎng)服務(wù)、現(xiàn)場(chǎng)主持人、禮儀和接待人員，并進(jìn)行前期溝通、培訓(xùn)和彩排;第四會(huì)前預(yù)熱，持續(xù)更新即將到來的發(fā)布會(huì)內(nèi)容，引起社會(huì)關(guān)注為正式會(huì)議造勢(shì)，畢竟如今的發(fā)布會(huì)大多會(huì)是線上直播與線下同時(shí)進(jìn)行，主要是為了傳播發(fā)布會(huì)信息給受眾，但是只有做好宣傳受眾才會(huì)得知發(fā)布會(huì)的進(jìn)行才會(huì)觀看;第五預(yù)備好應(yīng)急方案，不怕萬一只怕一萬，只能制定好意外情況的應(yīng)急方案
新聞發(fā)布會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)工作
發(fā)布會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)工作其實(shí)就分為三個(gè)部分，首先通告撰寫，然后素材曝光，后媒體通報(bào)，而提供新聞通稿和背景介紹是為了媒體深度挖掘，擴(kuò)大報(bào)道范圍。
首先需要現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)，雖然已有前期準(zhǔn)備，但是為了發(fā)布會(huì)的順利召開是需要再一次現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)以免有事故發(fā)生，需要再次檢查人員物料等準(zhǔn)備工作是否就緒，制定好意外情況的應(yīng)急方案;第二媒體簽到，媒體是發(fā)布會(huì)與受眾的橋梁，所以需要安排好媒體，就是負(fù)責(zé)媒體的簽到與接待，再一次與媒體確認(rèn)好問題與專訪事宜;第三嘉賓簽到，需要確認(rèn)嘉賓的情況以及接待與合影;第四活動(dòng)開始，發(fā)布會(huì)的召開需要會(huì)場(chǎng)的效果，現(xiàn)場(chǎng)光效、影音需要完美配合，而主持人也要根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況做出一些臨時(shí)發(fā)揮;第五凄美互動(dòng)，現(xiàn)場(chǎng)媒體的提問以及發(fā)言人答疑解惑，這是發(fā)布會(huì)的關(guān)鍵事情;第六茶歇服務(wù)，發(fā)布會(huì)開始著手茶歇準(zhǔn)備，這樣可以有效緩解現(xiàn)場(chǎng)氛圍以及提高會(huì)以檔次和口碑。
發(fā)布會(huì)的收尾工作
雖然發(fā)布會(huì)順利結(jié)束，但是收尾工作也是需要認(rèn)真對(duì)待，畢竟發(fā)布會(huì)雖然結(jié)束了，但是“品牌傳播”才剛剛開始，收尾工作的好與壞會(huì)影響發(fā)布會(huì)的二次傳播擴(kuò)散，而主辦方也需要對(duì)媒體發(fā)布內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)測(cè)。
首先進(jìn)行媒體專訪，媒體對(duì)高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行專訪，可以進(jìn)一步詮釋發(fā)布會(huì)的核心內(nèi)容與品牌力量;然后現(xiàn)場(chǎng)收尾，發(fā)布會(huì)結(jié)束需要對(duì)發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行慶典與清理首位工作，即使是細(xì)小繁瑣的事情但是也不能忽視;接著報(bào)道擴(kuò)散，確認(rèn)媒體報(bào)道的內(nèi)容，保持發(fā)布會(huì)的持續(xù)發(fā)酵;后活動(dòng)匯總，發(fā)布會(huì)結(jié)束但是需要做好監(jiān)測(cè)發(fā)布會(huì)效果、收集反饋信息、制作總結(jié)匯報(bào)工作才算是真正完成。
發(fā)布會(huì)的流程雖然復(fù)雜繁瑣，但是一場(chǎng)好的發(fā)布會(huì)可以給受眾傳遞合適的信息以及增強(qiáng)企業(yè)的形象，擴(kuò)大產(chǎn)品的曝光度，所以即使發(fā)布會(huì)繁瑣但是企業(yè)也是需要認(rèn)真地準(zhǔn)備發(fā)布會(huì)。
