在信息迅速擴(kuò)散的今天，無論是活動(dòng)、會(huì)議、展覽還是賽事，多多少少都會(huì)看見媒體的身影。有時(shí)候即使活動(dòng)的規(guī)模比較小，可是企業(yè)為了把活動(dòng)所表達(dá)的內(nèi)涵展現(xiàn)給受眾也會(huì)邀請(qǐng)少數(shù)的媒體前來報(bào)道。顯然，媒體已經(jīng)成為了活動(dòng)中不可缺少的重要部分，而且媒體在活動(dòng)中所發(fā)揮的作用也是比較大，主要分為兩種：第一種是媒體作為媒介傳播渠道，幫助主辦方擴(kuò)大活動(dòng)影響力;第二種是媒體可以作為活動(dòng)的承辦方或合作單位，深度合作，并有專題頁報(bào)道。
因?yàn)槠髽I(yè)也需要媒體的撰寫增加曝光度，所以在企業(yè)和媒體如此微妙的關(guān)系之下，企業(yè)需要運(yùn)用專業(yè)的知識(shí)正確邀請(qǐng)媒體參加活動(dòng)，那么企業(yè)該怎么邀請(qǐng)媒體參加活動(dòng)呢?以下，便是一些簡(jiǎn)單的小技巧。
前期準(zhǔn)備
企業(yè)和媒體對(duì)接前需要確定好邀請(qǐng)哪些媒體，畢竟媒體種類有許多，類如財(cái)經(jīng)類、娛樂類、政治類、美食類等，如果你作為一個(gè)電影首映活動(dòng)邀請(qǐng)財(cái)經(jīng)類媒體參加活動(dòng)似乎不太合適，所以企業(yè)需要列一張邀約媒體的名單，然后再一一取得聯(lián)系。
正式與媒體對(duì)接
企業(yè)與媒體對(duì)接的時(shí)候，需要與媒體說明是哪個(gè)企業(yè)邀請(qǐng)，活動(dòng)內(nèi)容是什么，如果媒體應(yīng)邀參加活，那企業(yè)還需要說明媒體到場(chǎng)所需要做的工作有哪些、活動(dòng)的背景介紹、采訪前的提綱等一系列內(nèi)容。
確定好時(shí)間地點(diǎn)
企業(yè)邀請(qǐng)媒體需要提前確定好時(shí)間和地點(diǎn)。時(shí)間需要精準(zhǔn)到分，例如2019年8月9日早上十點(diǎn)三十分，因?yàn)檫@樣子媒體才能確定好是否有時(shí)間前來參加活動(dòng)以及做好相對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)備，安排好行程提前出發(fā)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)。如果把時(shí)間安排早了，主辦方還沒布置好現(xiàn)場(chǎng)媒體就來臨，主辦方無法估計(jì)到媒體的感受，這讓媒體心理不舒服之余對(duì)企業(yè)的印象也不太好;如果把時(shí)間安排晚了，媒體來臨的時(shí)候活動(dòng)已經(jīng)開始了，媒體也沒踩好點(diǎn)也錯(cuò)過了開場(chǎng)的節(jié)奏，所報(bào)道的內(nèi)容也會(huì)有點(diǎn)偏差，所以只有把時(shí)間安排準(zhǔn)確了，雙方也能滿意。
企業(yè)邀請(qǐng)媒體時(shí)需要提供詳細(xì)的地址，例如XX酒店4樓403室，因?yàn)檫@樣媒體可以直接去到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)而不是需要各種詢問工作人員，畢竟一間酒店可能同時(shí)舉辦活動(dòng)的會(huì)有數(shù)個(gè)企業(yè)，媒體也有可能會(huì)走錯(cuò)活動(dòng)場(chǎng)地，而活動(dòng)對(duì)接人也有可能因?yàn)槊τ诮哟襟w而聯(lián)系不上，會(huì)讓媒體覺得企業(yè)對(duì)自身的不尊重，有可能影響稿件的撰寫效果。
現(xiàn)場(chǎng)對(duì)接
媒體到達(dá)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)候，企業(yè)需要引領(lǐng)媒體到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行簽到以及安排禮儀接待，引領(lǐng)媒體進(jìn)入會(huì)場(chǎng)坐席，如果有安排產(chǎn)品體現(xiàn)或采訪環(huán)節(jié)的話，也需要安排得當(dāng)，雙方需要提前交流一下采訪內(nèi)容。在活動(dòng)結(jié)束的時(shí)候，企業(yè)需要再次確認(rèn)媒體離場(chǎng)時(shí)間以及表示感謝的話語。
跟進(jìn)發(fā)稿情況
一般在活動(dòng)開始前，或活動(dòng)當(dāng)天主辦方就需要提供1-3份不同類型的新聞通稿給到媒體手中，活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片經(jīng)過精修處理后也要立刻給到媒體。在發(fā)稿的環(huán)節(jié)，也會(huì)遇到媒體拒稿或?qū)徍瞬煌ㄟ^時(shí)，所以，一定要提前備好補(bǔ)充媒體名單。
與媒體保持良好聯(lián)系
即使活動(dòng)結(jié)束后，企業(yè)和媒體還是需要保持良好聯(lián)系，因?yàn)槊襟w關(guān)系需要靠人情和多維度的關(guān)系網(wǎng)組成的，并非是純粹的商業(yè)合作關(guān)系或禮儀沖突關(guān)系，所以保持好聯(lián)系是至關(guān)重要的，畢竟下一次的活動(dòng)還是需要邀請(qǐng)媒體前來報(bào)道。
其實(shí)，如何正確邀請(qǐng)媒體參加活動(dòng)是一門學(xué)問，企業(yè)和媒體之間的微妙關(guān)系是需要雙方共同維持的，畢竟媒體需要企業(yè)活動(dòng)增加銷售量而企業(yè)需要媒體增加曝光度，雙方相輔相成，所以只有雙方認(rèn)真對(duì)待才能取得共贏。
